010 - 4413111
Home » Timemanagement (4)

Time management (4)


Bart de Kloe


door Daan Schmidt

In deel III zijn we gestart met het uitwerken van een ‘systeem’. Een verzameling onderdelen die we voor 90% allemaal tegenkomen in ons leven en werk. Vandaag behandel ik weer drie onderdelen van een goed ‘timemanagement-systeem’.

 

Reflectie

Ik hoorde Ben Tiggelaar vorige week zeggen dat ruim 50% van de managers* geregeerd worden door de waan van de dag. Even los van wat de waan van de dag inhoudt voor de een en voor de ander, is het duidelijk dat dit niet positief is.

Mensen die binnenlopen, urgente vraagstukken, vergaderingen die uitlopen, gestoord worden door je e-mail of telefoon, brandjes blussen, etc. Het gevoel dat je achter de feiten aanloopt en te weinig of niet toekomt aan je belangrijkste taken of projecten. Aan het einde van de week ben je blij dat je het weer overleefd hebt. Volgende week beter, denk je.

Maar wat garandeert jou dat het volgende week beter gaat?

Je wekelijkse reflectiemoment
Wat is dat? Wanneer je elke week een paar minuten neemt om de week in retroperspectief door te nemen met je agenda voor je neus, krijg je inzicht. Stel jezelf dan een paar vragen:

  • Wat ging er deze week goed en moet ik vasthouden?
  • Wat ging er niet goed en doe ik volgende week anders?
  • Waar moet ik mee stoppen of overdragen aan een ander?
  • Etc.

Je kunt de vragen zelf bedenken. Het is een hele simpele exercitie zal je zeggen, dat klopt. Doe het maar eens. Zet op vrijdag halverwege de middag in je agenda een afspraak met jezelf. Houd dit drie weken vol en de kans is groot dat je het blijft doen, omdat het werkt.

Werkplek
Ben je weleens je kantoor binnengelopen door de ogen van een bezoeker? Kijk eens goed, wat zie je als je dit leest op je werkplek? Is het opgeruimd? Ligt alles op de juiste plek?

Je werkplek kan je letterlijk onrustig maken of een hulpmiddel zijn bij ontspannen presteren. Hoe? Doe deze oefening eens:

Ga midden in je kantoor of op je werkplek staan. Bij voorkeur als er niemand is, dus aan het begin of einde van de dag. En stel jezelf de volgende vragen:

  • Wat ligt of staat hier dat ik hier ook wil hebben of nodig heb?
  • Wat ligt of staat hier wat eigenlijk behandeld moet worden? Bijvoorbeeld een stapel boeken of tijdschriften die je moet uitzoeken of weggooien. Een stapel onverwerkte visitekaartjes die al weken op actie wachten van jou.
  • Wat heb je nog nodig? (Denk aan een printer op je bureau, een stapel stickie notes die je nu altijd van het bureau van je buurman pakt, een goed archief op armlengte afstand zodat je snel dingen kunt pakken of opbergen, etc.)

Waarschijnlijk zal je, net als de meesten van ons, tot de conclusie komen, dat je omgeving efficiënter en rustiger ingericht kan worden. Ook in verband met paperless of een clean-desk-policy. Deze drie actiepunten kunnen je enorm helpen doordat het rust creëert, zeker wanneer je snel afgeleid bent.

Meneer delegeer
Zo noemde ze mij bij een van mijn werkgevers. Ik vond het een compliment. Veel managers kunnen maar moeilijk delegeren. Delegeren is ook een hele kunst, maar het is ook geen rocketscience. Er vanuit gaande dat je aan de randvoorwaarden hebt voldaan kan dit je enorm veel tijd en frustratie besparen.

Bij randvoorwaarden denk ik bijvoorbeeld aan goed personeel aan wie je de zaken ook met een gerust hart kunt toevertrouwen. Mensen die het niet net zo goed doen als jij, maar beter. En bij wiens persoonlijkheid, functie of verantwoordelijkheden het beter past. Met het goed overdragen win je misschien zo een paar uur per week!

Ook over delegeren alleen kun je een boek schrijven. Maar ik zeg altijd; we weten heel goed waar we mee moeten stoppen en aan een ander over moeten laten. En in de praktijk blijkt dat ook heel vaak. Heb je al iets in gedachten? Schrijf het op, zet een deadline en delegeer het.

O ja, nog één ding. Als je iets delegeert, delegeer dan niet alleen de taak, maar ook de verantwoordelijkheid en de bevoegdheid. Anders komen ze nog steeds iedere keer om je toestemming vragen en daar wordt niemand gelukkig van.

Heb jij je ook al aangemeld voor het gratis webinar ‘Timemanagement 4.0’? Tijdens een online seminar van een uurtje geven we je nog meer praktische handvatten om ontspannen te presteren in 2016. Tijdens de koffie of de lunch, vanuit je luie stoel achter je computer kun je het volgen. Ook is er ruim gelegenheid om vragen te stellen. Klik hier en meld je vandaag nog aan.

We zien uit naar je feedback

* Klik hier om het gehele onderzoek van Ben TIggelaar te lezen.


 

 

Contact

KIEBOOM
Training & Development

Bezoekadres: Marten Meesweg 8
3068 AV, Rotterdam

Telefoon 010 441 31 11
Fax 010 441 31 12