010 - 4413111
Home » Timemanagement (3)

Time management (3)


Bart de Kloe


door Daan Schmidt

In deel I van deze serie hebben we gezien dat er behoefte is aan inzicht in het onderwerp ‘timemanagement’ of ‘productiviteit’. En dat er tegelijkertijd weerstand is vanwege ervaringen in het verleden met cursussen of boeken of de intenties van anderen. In deel II hebben we gezien dat stress nauw samenhangt met de mate waarin we ons werk goed kunnen plannen en ons leven goed kunnen inrichten. Om vervolgens te concluderen dat de twee ontbrekende elementen vaak het ontbreken van een systeem en het zelf implementeren van nieuwe kennis zijn.

Zoals beloofd in deel II staan we vandaag stil bij het hebben van een systeem. Haak nou niet gelijk af bij het horen van het woord ‘systeem’. Het enige dat we hiermee bedoelen is dat het gaat om een verzameling onderdelen die we voor 90% allemaal tegenkomen in ons leven en werk. Sla de onderdelen die niet op jou van toepassing zijn gerust over.Er zijn meerdere definities van het woord ‘systeem’ en deze geeft goed weer waar we het hierover hebben: ‘iets dat op een samenhangende manier is opgezet of georganiseerd.’

Onderdeel 1
Een goed werkend systeem begint met een balans tussen werk en privé. Die balans begint bij je prioriteiten. Je prioriteiten (privé en zakelijk) beginnen met je doelen voor dit jaar, vijf jaar en je leven. In het eerste onderdeel beschrijf je op 1A4 max je belangrijkste doelen. Op het volgende A4tje beantwoord je voor jezelf vervolgens je prioriteiten.

Ik ken ondernemers en managers die al zo werken. Voor hen is dit een jaarlijkse exercitie. Maar mocht je niet tot die categorie behoren en is dit nieuw voor je of krijg je alleen bij het idee al pukkeltjes omdat je het zweverig vindt, of te ver van de uitdagingen op je werk vandaag dan kan ik me dat oprecht heel goed voorstellen. Zeker als je lekker pragmatisch bent ingesteld dan lijkt dit eerder op weer een extra taak waar je nou juist geen tijd voor hebt. Maar conflicten in je agenda ontstaan vaak op het hoogste niveau zonder dat je je daar bewust van bent. Geloof mij niet op mijn woord, maar ik zou zeggen ontdek het voor jezelf door het gewoon te doen. Dan zie je vanzelf wat er gebeurt.

Onderdeel 2
Nu is het tijd om je agenda te pakken. Onderdeel twee van je systeem. Zie je agenda even niet als bestaande uit kwartieren, uren, dagen en weken, maar als een instrument om in grote blokken je prioriteiten in te delen. Heb je bijvoorbeeld gezegd dat je meer tijd met je gezin wilt besteden door de weekenden niet meer te werken, maar met hen te besteden? Zet dit dan in je agenda op de zaterdag en zondag. Schiet sporten er steeds weer bij in terwijl je er eigenlijk enorm van houdt of gewoon weet dat het goed voor je is? Plan het dan als blokken in je agenda. Blijf daarbij wel realistisch, maar een tikkeltje ambitieus mag best. 

Heb je bij onderdeel 1 besloten om als leidinggevende meer tijd te besteden aan strategische vraagstukken en je minder door de operationele druk te laten meesleuren? Blok dan bijvoorbeeld de vrijdag. Zorg dat je dan extern werkt, niet gestoord kan worden en vertel aan je mensen dat je vier dagen in de week bereikbaar bent, maar niet op vrijdag. Zij wennen hier sneller aan dan jezelf. Dat is het gekke. 

Onderdeel 3
Nu is het tijd om je doelen voor dit jaar, maar ook je doelen lange termijn (5 jaar en je leven) een plek te geven in je agenda. Doelen zijn iets anders dan je prioriteiten. Je prioriteiten volgen uit je doelen. Zowel zakelijk als privé. Wanneer je je als doel hebt gesteld om een nieuwe vestiging te openen dit jaar of een nieuw exportland te ontginnen of je verkoopteam beter te ondersteunen bij het behalen van hun doelstellingen. Dan heb je een plan nodig en een realistische deadline. Plan dan in je agenda wanneer je aan dat plan gaat werken en wanneer je dit doel gerealiseerd wilt of moet hebben. Doe dat bij al je doelen. Je ziet vanzelf wat realistisch en haalbaar is. Schap indien nodig. Liever 3 doelen gerealiseerd dan 7 doelen half begonnen, maar niet afgemaakt.Je jaar is nu gepland. Je agenda geeft je nu richting. Je voorkomt hiermee dat anderen je agenda bepalen of dat andere zaken je agenda bepalen zoals brandjes blussen en de waan van de dag.

Onderdeel 4
Hou eens 3 weken lang je uren bij. En ontdek zo je belangrijkste energie en tijd vreters. Welke mensen, welke bedrijfsonderdelen, welke issues in je bedrijf of privé vreten het meeste energie of kosten veel tijd. Let op! Sommige zaken kosten niet veel tijd, maar wel veel energie. Dat kan net zo funest zijn voor je productiviteit. Heb je drie weken je uren bijgehouden. Neem een uurtje om het te analyseren. Je hebt ze zo naar boven. Soms zullen het open deuren zijn, maar niet zelden maak ik mee dat men versteld staat van één of meer bevindingen. Besluit wat je er aan gaat doen.

Een voorbeeld. Veel leidinggevenden zijn voordat ze leidinggevende werden zelf onderdeel geweest van het team waar ze nu leiding aan geven. Ik zie vaak dat bij hen de grootste tijd en energievreter wordt veroorzaakt door de volgende situatie. Een collega klopt op je deur. En heeft even een vraag. Ze stellen de vraag. Jij geeft de oplossing. Zij zijn blij en kunnen weer verder en voor jou duurt het 20 minuten voordat je weer in je flow zit. En dat niet alleen. Morgen komen ze weer. En overmorgen ook. Als je pech hebt komen ze meerdere keren per dag. Bleef het maar bij één collega. Nee, er komen meerdere mensen, meerdere keren per dag.

Ik dik het nu natuurlijk aan, maar je zult ze de kost geven bij wie dit werkelijk de praktijk is. De oplossing? De eerste helft van de oplossing is dat je net je uren drie weken lang hebt bijgehouden en het probleem onder ogen ziet. De andere helft komt door mensen ‘op te voeden’. Door de meer verantwoordelijkheden en bevoegdheden te geven. Door als ze het echt niet weten wel toestemming te geven om langs te lopen, maar zelf al minimaal twee opties moeten aanreiken en alleen nog maar ja of nee van je hoeven te horen. Dit onderdeel kun je gerust af en toe herhalen. Het houdt je op een eenvoudige manier scherp.

Onderdeel 5
E-mail. Hoe zijn jouw e-mail gewoonten? Krijg je een melding voor elke mail die je ontvangt? Staat je e-mail de hele dag aan? Tijdens vergaderingen? Tijdens klussen die je tijd en aandacht vergen? En ook op je mobiel? En hoe staat het met de e-mailpolicy binnen jullie organisatie? Hebben jullie een e-mailbeleid? Kent iedereen dit beleid? Wordt het van tijd tot tijd onder de aandacht gebracht? Lijden jullie ook aan het CC en BCC syndroom?

Enfin, ik denk dat je na al deze vragen wel aanvoelt dat wanneer we het hebben over ‘productief werken’ of ‘timemanagement’, e-mail een van de belangrijkste stoorzenders kan zijn.

Het voert te ver om in dit artikel alle ins en outs van e-mail te bespreken, maar begin eerst is met vaste tijden waarop je e-mail beantwoord en niet de hele dag door. En stel met een paar handige mensen een e-mailbeleid op. Als je hulp nodig hebt horen we het graag.

Er zijn nog een aantal essentiële onderdelen van dit systeem. Bijvoorbeeld je wekelijkse reflectie uurtje. Je werkplek analyse. Etc. Deze behandel ik in de volgende nieuwsbrief. Voor nu hoop ik dat deze onderdelen je concreet helpen bij het plannen van je werk en je leven. Heb je vragen of deze artikelen of wil je graag dat we schrijven over een bepaald onderwerp stuur dan even een mailtje door hier te klikken.

We zien uit naar je feedback.


 

 

Contact

KIEBOOM
Training & Development

Bezoekadres: Marten Meesweg 8
3068 AV, Rotterdam

Telefoon 010 441 31 11
Fax 010 441 31 12