010 - 4413111
Home » Help, ik verlies het overzicht!

Help, ik verlies het overzicht!


Bart de Kloe


Door Daan Schmidt

Je kent het vast wel. Alles loopt op rolletjes, je hebt de vaart erin. Projecten lopen gesmeerd en je voelt je ‘on top of the world’. Maar dan komt er opeens iets van links dat je niet zag aankomen en je hele planning ligt binnen een paar dagen overhoop. Wat zeg ik? Binnen een paar uur kun je het overzicht al kwijt zijn.  

Wat kwam er van links? Een collega werd ziek en je mag zijn lopende zaken waarnemen. Er doet zich een kans voor en je wil deze niet voorbij laten gaan. Een spoedgeval bij een klant, waar ze je toch echt even bij nodig hebben. Dat soort dingen. 

Hollen of stilstaan

De verleiding is dan groot om helemaal geen tijd meer te reserveren voor het creëren van overzicht. De urgentie vraagt om te hollen en niet om stil te staan. Maar hoe harder je holt, des te langzamer kom je vooruit. Misschien niet meteen, maar wel op termijn. En dan kan het maar zo zijn dat je jezelf hoort roepen; ‘Help, ik verlies het overzicht!’

De oplossing is eenvoudig, maar het vraagt wel wat discipline. 

Wekelijkse tijdscapsule 

De beste manier om controle te krijgen en te houden is door het hebben van een wekelijkse tijdscapsule. Dit is een moment in de week van, het liefst, 2 uur waarin je alleen bezig bent met creëren van overzicht. Sommigen doen dit het liefst op vrijdag voordat ze het weekend in gaan en anderen het liefst op maandag voordat de week echt los barst. Probeer wat het beste bij jou past. 

In deze wekelijkse tijdscapsule loop je de volgende zaken langs; 

  • Je verzamelt alle losse papieren en documenten. Denk hierbij aan bonnetjes, visitekaartjes, aantekeningen, notities, etc.
  • Je verwerkt al deze papieren in je externe systeem. Ook je voicemail, WhatsApp, sms berichten, antwoordapparaten en je e-mails. ?
  • Je doet een braindump waarin je opschrijft welke nieuwe projecten erbij komen, taken die je nog niet genoteerd hebt, zaken waar je nog op wacht, dingen die je ooit of misschien wilt doen, etc. ?
  • Je neemt je agenda van de afgelopen weken door om te kijken of er nog zaken zijn die opvolging behoeven. ?
  • Je neemt je agenda van de komende weken door om te kijken of er nog zaken zijn die voorbereid of geregeld moeten worden. ?
  • Je checkt al je takenlijsten en streept af wat niet meer actueel is en vult aan water bij moet. ?
  • Je checkt je projecten en kijkt welke actie ze behoeven om ze weer een stapje verder te brengen richting voltooiing. ?
  • Je bekijkt je checklists om te zien of er nog acties uit voortkomen. ?
  • Je bekijkt je notities om te zien of er nog acties uit voortkomen. ?
  • Je bekijkt je lijst met ooit/misschien punten. Wellicht zitten er zaken bij die je nu wilt oppakken. ?
  • En stel jezelf de vraag of er nog mooie, wilde plannen zijn die je wilt oppakken. ?

Als je dit wekelijks doet zult je merken dat je systeem up-to-date blijft en je gevoel van controle zal toenemen. Je staat weer aan het roer. 

Tot slot

We geven regelmatig productiviteitstrainingen en helpen drukke ondernemers of managers in 1-op-1 coaching met het creëren van rust, controle en overzicht. Mocht je daar behoefte aan hebben of je hebt iemand in je team die we wellicht kunnen helpen? Bel of mail ons gerust. 

Ik wens je een productieve week!

Daan Schmidt


 

 

Contact

KIEBOOM
Training & Development

Bezoekadres: Marten Meesweg 8
3068 AV, Rotterdam

Telefoon 010 441 31 11
Fax 010 441 31 12