010 - 4413111
Home » Beheerst u het werk of beheerst het werk u

Beheerst u het werk of beheerst het werk u?


Bart de Kloedoor Daan Schmidt

"Ik heb nu absoluut geen tijd voor een training timemanagement, bel over drie maanden nog maar eens terug. Bovendien heb ik al eens een cursus gevolgd en ik kan je uit persoonlijke ervaring vertellen dat het niet werkt." Laatst kwam een collega aanzetten met een boek over productiviteit. Leestip zei ze. Voor in de kerstvakantie. Ik heb haar even verteld hoeveel van die boeken ik al gelezen heb. Enthousiast word je ervan, maar als dat weg is en de waan van de dag komt je weer tegemoet dan beklijft het niet. Ons hele bedrijf heeft vorig jaar zo'n training gevolgd, maar er komt in de praktijk, sorry dat ik het zeg, geen zak van terecht.

Je hebt vast weleens een collega zo horen praten. Misschien denk je zelf ook zo over het thema productiviteit, timemanagement of welke naam je eraan geeft. Ik wil je vragen om niet te stoppen met lezen. Ik beloof je dat dit artikel de moeite waard is om te lezen. Ik snap de scepsis namelijk erg goed. Tot 2010 dacht ik er precies zo over als ik hierboven beschreven heb.

We lijken chronisch te leiden aan de 'ik-heb-geen-tijd-ziekte' of het 'o-het-is-zo-druk-syndroom'. De stress die ons werk met zich mee kan brengen lijkt een geaccepteerd fenomeen. Uit onderzoek* onder 600 HR-managers komt naar voren dat 97% van hen stress als grootste bedreiging ziet voor werknemers. De Wereldgezondheidsorganisatie noemt stress een wereldwijde epidemie. In Europa is het volgens datzelfde artikel goed voor 50% tot 60% van het arbeidsverzuim. De kosten ervan volgens TNO in Nederland? Voor ondernemers en de overheid; 6 miljard.

Ik ga hier niet beweren dat de oorzaak van stress volledig ligt bij een gebrekkig management van onze tijd of het slecht organiseren van ons werk. Dat zou belachelijk zijn. Of toch niet? De belangrijkste twee oorzaken van stress worden volgens hetzelfde onderzoek namelijk verweten aan te veel overuren draaien en te weinig vakantie nemen.

Vorige week sprak ik een manager van een gerenommeerde financiële instelling. Duizenden medewerkers wereldwijd. Hij vertelde mij dat hij 's ochtends om 9.00 uur een e-mail had gekregen van een collega. Om 13.00 uur belde de desbetreffende collega om te vragen waarom hij nog niet had gereageerd op zijn e-mail. 'Pardon' zei hij. 'Ik hang nu op en dan mag je nog eens nadenken over de vraag die je me zojuist gesteld hebt'. Hij vertelde me dat hij al opgefokt was en nadat telefoontje helemaal. Ik vroeg hem of ze bij zo'n professionele club geen e-mailbeleid hadden ingesteld. Uit het antwoord kon ik opmaken dat er wel bepaalde richtlijnen waren, maar die kon je op meerdere manieren uitleggen.

Ondanks het feit dat we soms zo kunnen worstelen met de balans tussen werk en privé is er nog een hoop weerstand tegen ideeën over hoe we ons werk anders kunnen inrichten. Ondanks dat we in onze organisatie soms niet weten hoe we structuren kunnen aanbrengen die het werk voor iedereen makkelijker en beter maken investeren we soms niet of nauwelijks in de kennis om het anders te doen.

 

Waarom?

Ik zie in de praktijk twee hoofdredenen;

  1. We zijn operationeel gedreven. Het werk moet af en hoe we het anders kunnen organiseren daar gaan we een andere keer eens over nadenken. Daar hebben we nu geen tijd voor.
  2. We hebben al ervaring opgedaan met timemanagement trainingen, cursussen en dergelijke en ze hebben niet gebracht wat we ervan verwacht hadden.

 

Timemanagement is niet bedoeld om in minder tijd nog meer te doen. Timemanagement is geen cursus die je volgt waarna alles vanzelf gaat. Het is geen boek dat je kunt lezen en daarna weet je hoe het zit. Een zoekopdracht in Google levert op de woorden 'time' en 'management' samen 499.000.000 resultaten op. 'Productivity' 183.00.000. Je bent dus niet de enige die met het onderwerp bezig is of worstelt.

 

Waar gaat het dan fout?

Ik zie in de praktijk opnieuw twee redenen;

  1. We hebben geen systeem. We zijn wel ooit wel naar een cursus of een training geweest, maar hebben algemene tips gekregen en geen systeem leren kennen dat we kunnen implementeren.
  2. We doen de implementatie zelf. We gaan op cursus, komen terug op ons werk, gaan aan de slag en er wordt van ons verwacht dat we precies weten wat we moeten doen.

 

Zonder systeem om je werk te organiseren val je al gauw terug in oude gewoonten. En zonder hulp bij het implementeren van dat systeem doe je het waarschijnlijk gedeeltelijk en werkt het niet. Het systeem waar ik naar refereer heeft betrekking op de inrichting van je werkplek, je agenda beheer, je e-mailgewoonten, je (on)bereikbaarheid en nog een aantal van dit soort essentiële zaken. Omdat volledig zelf te implementeren heb je ijzeren discipline nodig. Met de druk en de stress waarmee de meeste van ons hebben te dealen op het werk is dat vaak te veel gevraagd. Dan is het slim om iemand naast je te hebben die je er doorheen trekt en zich in jouw situatie verplaatst. Om zodoende een situatie te creëren waarin u het werk weer beheerst en niet andersom.

Dit was deel twee in de serie timemanagement. In het derde deel zullen we stilstaan bij de wijze waarop het systeem werkt welke we hierboven steeds hebben genoemd.

(* Bron: ManagementSite / SalesOnline)


 

 

Contact

KIEBOOM
Training & Development

Bezoekadres: Marten Meesweg 8
3068 AV, Rotterdam

Telefoon 010 441 31 11
Fax 010 441 31 12